رفوف المكتب: لتخزين المستندات والأوراق والمجلدات في المكتب ، رفوف خشبية مفتوحة ومغلقة مع رفوف وخزانات

2024 مؤلف: Beatrice Philips | [email protected]. آخر تعديل: 2024-01-09 13:03

أي مكتب حديث مجهز برفوف لاستيعاب الوثائق والمحفوظات الحالية. بادئ ذي بدء ، يجب أن يكون رف المكتب فسيحًا ، ولكنه مضغوط ومريح. لذلك ، عند اختياره ، من الضروري تغطية جميع الفروق الدقيقة. سيساعدك الحجم والتكوين والموضع الصحيح للحامل على إدارة مساحة العمل بحكمة.

الخصائص

على الرغم من حقيقة أن معظم الإجراءات والعمليات تتم الآن في شكل إلكتروني ، تتم معالجة المعلومات وأرشفتها بواسطة برامج احترافية خاصة ، إلا أنه لا يزال من المستحيل تجنب استخدام الوسائط الورقية تمامًا. من الضروري تنظيم العقود وفهرس البطاقة والمحاسبة والوثائق الأخرى التي يتم أرشفتها وجمعها بطريقة منهجية.

لتجنب الالتباس ، يتم تجميع المستندات ووضعها على رفوف متخصصة. يتيح لك ذلك العثور بسرعة على الورق المطلوب.

يوفر سوق الأثاث الحديث مجموعة كبيرة من وحدات الرفوف المختلفة .تختلف في الحجم ومواد التصنيع والتصميم. الأكثر شعبية هي رفوف المكاتب المعدنية ونظائرها الخشبية. الطلب على المنتجات البلاستيكية ضئيل.

تم طرح بعض المتطلبات لعناصر الرفوف ، والتي لا تتعلق فقط بحلول الألوان والتصميم . يمكن اعتبار الأرفف الموجودة في الداخل عناصر لتقسيم الغرف ، لأن هذا النوع من الأثاث ، إذا لزم الأمر ، يعمل كقسم بين مجموعات معينة من الموظفين أو القطاعات ، مما يحدد مساحة واحدة.

يتم تقييم وظيفة أنظمة الرفوف من خلال:

• الاهلية؛
• إمكانية استخدام الوحدات.
• عدد الخلايا
• الحمل المحسوب
• أبعاد؛
• طريقة التثبيت (ثابتة أو متحركة) ؛
• إمكانية الوصول (اتجاه واحد / ثنائي الاتجاه).

ميعاد

بالنسبة للمكاتب ، فإن رفوف الأرفف المصممة للأحمال الخفيفة والأشياء الصغيرة أو الكبيرة (الصناديق والمستندات وما إلى ذلك) مناسبة. عادة ما يتم تركيب وحدات الرفوف على مسافة قريبة من أماكن العمل. مثل أي أثاث حديث ، يمكن صنع رف تخزين الورق بألوان مختلفة ، وتختلف في التصميم والمواد والوظائف وغيرها من الخصائص. تُستخدم مساحة الرف بعدة طرق وفقًا لأفكار منظمة معينة . في أغلب الأحيان ، يضعون المعدات المكتبية والكتب ويخصصون مساحة للمجلدات والوثائق والأشياء المكتبية الصغيرة.

عند اختيار رف للمستندات في المكتب ، ينبغي للمرء أن يأخذ في الاعتبار عدد الأوراق التي يجب وضعها هناك ، ومن هذا يتبع حساب عدد الأرفف والقدرة الاستيعابية للحامل . يعتمد على هذه المعلمة ما إذا كانت الأرفف يمكنها تحمل جميع الوثائق الضرورية ، وما إذا كانت لن تفقد شكلها تحت الوزن. بناءً على ما سبق ، يتم أيضًا اختيار المواد التي صنع منها الأثاث.

الآراء

اليوم ، الأكثر عملية هي رفوف المكتب مع أرفف مصنوعة من الخشب أو المعدن. إنها ملائمة للاستخدام في مباني المكاتب ذات الاتجاهات المختلفة: الأرشيف والمحاسبة ومكاتب الموظفين والإدارة. يفترض التصميم تخزينًا مؤقتًا وطويل الأجل للمستندات أو الصناديق الضخمة أو العناصر الصغيرة . يمكن تحديد موقع الخلايا الموجودة في الحامل بشكل متماثل وبنفس الحجم أو تختلف في معلماتها.

من المربح شراء رفوف مكتبية بها خلايا حسب الطلب - ومن ثم يمكن الحصول على التصميم الفردي الأكثر ملاءمة الذي يناسب المكتب لجميع المتطلبات.

على سبيل المثال ، يمكنك طلب خزائن الملفات ذات الأرفف المفتوحة والمغلقة ، والمصممة لتخزين المستندات للوصول العام والمحدود. الصناديق المغلقة مجهزة بأقفال إذا رغبت في ذلك.

عادة ما يكون هذا الأثاث ثابتًا. ولكن يمكن تعديلها ونقلها بسهولة بناءً على احتياجات موظفي المؤسسة. يُنصح بشراء رف مع القدرة على تحريكه عندما يستخدم الموظفون نفس الوثائق أثناء تواجدهم في غرفة ضيقة . على سبيل المثال ، هناك نقص مستمر في المساحة في أقسام الموارد البشرية والمحفوظات. لذلك ، فإن الهياكل المتحركة هنا ليست مهمة فحسب ، ولكنها ضرورية.

لكن الرفوف المتحركة أغلى من الرفوف الثابتة بسبب تصميمها المعقد. وهي مجهزة بقضبان أو عجلات خاصة مثبتة بدلاً من الأرجل. وفقًا لذلك ، يتم تشغيلها بطرق مختلفة: عن طريق آلية كهروميكانيكية أو عن طريق العمل اليدوي. هناك بالفعل العديد من الخيارات لتكوينات الرف ، وهي توفر حقًا قدرًا هائلاً من المساحة.

في الغرف الصغيرة ، بالإضافة إلى الغرف المحمولة ، من الملائم تثبيت رفوف سطح المكتب . تدعم هذه الهياكل أيضًا الكثير من الوثائق المهمة ويمكن أن تكون إما مستقيمة أو بزاوية.

يفتح

غالبًا ما تستخدم الهياكل المعروضة بدون جدار في الخلف لتقسيم المساحة. هذا خيار مناسب للمكاتب الكبيرة حيث يلزم تقسيم أماكن العمل . ولكن يفضل استخدام الأرفف المفتوحة أيضًا في الأماكن التي يوجد بها بضعة أمتار مربعة لكل موظف. يعزز هذا الأثاث دوران الهواء الحر في الغرفة.

مغلق

إذا تم تخزين كمية كبيرة من الوثائق في المكتب ، فمن الأفضل تنظيم تخزينها في رفوف مغلقة. وبالتالي ، سيكون من الممكن تجنب الفوضى المرئية في منطقة العمل. سيكون اختيار النماذج المدمجة هو الأمثل . سيتم وضع المستندات الأساسية على مرأى من الجميع ، وسيتم إخفاء الباقي بأمان لحين الحاجة إليها.

المواد

حاليًا ، هناك مجموعة واسعة من التصاميم لتخزين المستندات المكتبية مفتوحة للمشترين. يستخدم المصنعون الحديد والخشب الطبيعي واللوح والبلاستيك والمواد الخام الأخرى كمواد . وكذلك يتم إنشاء الرفوف بعدد مختلف من الأرفف والأدراج. لذلك ، يجب أن تكون الخطوة الأولى في اختيار الرف هي الفهم الواضح لعدد الأرفف المطلوبة لحل المهمة المطروحة.

أقوى رفوف معدنية بلا شك تباع في نسخ جاهزة أو تصنع حسب الطلب مع العدد المطلوب من الخلايا . من يوم لآخر ، سيتم تجديد الرف في المكتب بمزيد من الأوراق ، مما يعني أنه من المهم الاهتمام بالسعة ، مع مراعاة الحجم المستقبلي للوثائق.

يقوم المعدن بعمل ممتاز ، حيث يمكنه تحمل أقصى وزن ومقاومة للتشوه والاستخدام النشط. بالإضافة إلى ذلك ، لن تتبلل قطعة الأثاث هذه ولن تجف بمرور الوقت.

في نفس الوقت ، يتم تجميع وتفكيك الهيكل المعدني بسهولة. إنه خفيف الوزن للغاية ومتحرك. يمكن لأي موظف تغيير موقع واتجاه الرفوف.

لا يمكن قول الشيء نفسه عن بناء اللوح. عادة ، يتم إرفاق العناصر الهيكلية المعدنية ببعضها البعض دون جهد وأدوات الأقفال . أنظمة التخزين مزودة بخطافات خاصة لسهولة التركيب. إذا لزم الأمر ، يمكن توسيع نظام التخزين عن طريق شراء الرفوف بشكل إضافي. ومع ذلك ، يجب ألا تعتمد على التصميم الأصلي للخيارات المعدنية. لكن إيجازهم هو بالضبط ما يناسب أثاث معظم المكاتب.

عند اختيار رف مصنوع من اللوح ، سيكون من السهل تجهيز مكتب بالطريقة والاتجاه المطلوبين . لكن يجدر بنا أن نتذكر أن موثوقية وقوة هذه المواد أقل شأناً من تلك الموجودة في المعدن. إنها تعني عمر خدمة أقصر ، ويمكن أن تفشل بشكل أسرع ، مما سيترتب عليه تكاليف غير متوقعة.إذا كنت تخطط لتخزين عناصر خفيفة مثل الجوائز والمجلدات وإطارات الصور والتماثيل والدبلومات على أرففهم ، فيمكنك اختيار إطار مصنوع من اللوح أو MDF براحة البال. بالإضافة إلى ذلك ، يتم دمج الأرفف الشبيهة بالخشب تمامًا مع أثاث آخر.

تبدو أنظمة تخزين المستندات المصنوعة من الخشب المصمت رائعة المظهر وأنيقة . ولكن بالنسبة للخصائص المرئية الرائعة للمنتجات الخشبية ، فسيتعين عليك دفع الكثير. يوصى وقت الشراء أن تسأل البائع كيف يمكنك حماية الأسطح الخشبية إذا لم يتم معالجتها بمركبات مقاومة للرطوبة.

عند اختيار تصميم من مادة أو أخرى ، من المعقول ألا تأخذ في الاعتبار خصائص المنتج فحسب ، بل أيضًا احتياجات المستخدم.

تعتبر راحة المعدات المكتبية أحد العوامل الحاسمة. بدون مراعاة احتياجات المستخدمين ، لن يتم تبسيط سير العمل ، ولكنه سيصبح تحديًا حقيقيًا.

الأرفف الخشبية مناسبة لتنظيم التخزين بما لا يقل عن المعدن ، ولكن هناك بعض الفروق الدقيقة .يمكن أن يتشوه الهيكل الخشبي: ينتفخ ، ينحني ، ينفصل مع تغير حاد في درجة الحرارة أو الرطوبة العالية. وعلى الرفوف البلاستيكية ، لن يكون من الممكن ترتيب الكثير من الأوراق ، لأن الرفوف ستنحني بالتأكيد. غالبًا ما يتم استخدام البلاستيك الخفيف الوزن لوضع كمية صغيرة من الورق ، على سبيل المثال ، تحت خزانة الملفات أو الملفات الشخصية للموظفين ، والمحافظ ، وما إلى ذلك.

سيستغرق العثور على الأثاث الأنسب الكثير من الوقت ، لذلك تفضل العديد من الشركات طلبه مباشرةً من الشركة المصنعة وفقًا لمعاييرها. بالإضافة إلى المواد المحددة ، عليك التفكير مليًا في موضع الرفوف .ربما ، سيحتاج البعض منهم إلى تعزيز إضافي. بناءً على الغرض المحدد للحامل ، سيكون من الممكن تخمين المدة التي سيستغرقها. ربما يتعين عليك التفكير في مواد معينة.

عندما كان من الممكن اتخاذ قرار بشأن هذا العمود ، فقد حان الوقت للتفكير في وظيفة الحامل وجمالياته الخارجية والمهام التي سيتعين عليه حلها. اعتمادًا على وظيفة الهيكل ، يتم تحديد فترة الضمان لخدمته . تظهر تجربة العديد من الشركات أن عدد وتنوع المستندات المكتبية يتقدم باستمرار ، لذلك يوصى بشراء رفوف مع عدد كبير من الرفوف والأدراج والفواصل الخاصة.

أبعادتصحيح

كل هذا يتوقف على ما سيتم تخزينه في الخلايا بالضبط وبأي كمية. ليس من المنطقي شراء حامل عام يظل خاملاً نصف فارغ . من الضروري أيضًا مراعاة حقيقة أن النماذج الكبيرة يمكن أن تكون طويلة جدًا. من الضروري شراء سلم صغير إلى المكتب ، مما يسمح لك بالحصول على المستندات الضرورية وطيها بسرعة. على الرغم من أنه في الجزء العلوي ، عادةً ما يتم تخزين أرشيف نادر الاستخدام.

يعتبر الحجم الأمثل للهيكل ارتفاعًا يصل إلى 2 متر بعمق لا يتجاوز 40 سم ، وهذه المعلمات للحامل تجعله أكثر ملاءمة للاستخدام.

يتم تحديد عرض الهيكل حسب موقعه. عند اختيار الرفوف للتثبيت في المكتب ، يجب أن تأخذ في الاعتبار عوامل مختلفة: الغرض ، عدد الموظفين الذين سيقومون بتشغيلها ، مساحة الأرضية .إذا لزم الأمر ، يتم تطوير الرفوف وفقًا لمشروع فردي يتوافق مع جميع المتطلبات. قد تحتاج إلى نسخة منخفضة من الرفوف ، لأن المكاتب مختلفة ، ولكل شركة خصائصها الخاصة في العمل.

تصميم

يصنع المصنعون الرفوف من جميع أنواع المواد ، ويخرجون بتصميمات أصلية لهياكل جديدة. لن يكون اختيار نموذج مع مراعاة التفضيلات الشخصية أمرًا صعبًا.

يجمع حامل المكتب بنجاح بين نهج التصميم والتطبيق العملي اليومي . تحتوي الأرفف العديدة على مجموعة كبيرة ومتنوعة من الأشياء. علاوة على ذلك ، فإن هذا النوع من الأثاث لا يفسد المساحة ، على عكس الخزائن الكبيرة أو الخزائن الضخمة ذات الأدراج. يجب أن يكون الرف ممتعًا من الناحية الجمالية ويتناسب جيدًا مع داخل المكتب.في بعض الأحيان ، تعمل خزانة الملابس ذات الأرفف المفتوحة كنوع من المقسم الذي يقسم الغرفة ، والتي تبدو أنيقة وغير قياسية. في هذه الحالة ، سيكون التصميم المفتوح أو المشترك مناسبًا.

في حالة عدم وجود جدار خلفي ، يجب أن تهتم بجماليات الرف ، وكذلك التفكير في مدى ملاءمة تخزين الأشياء أو الأوراق هناك. من الجميل والعملي استخدام ملحقات الأرفف على الرفوف المفتوحة. بالنظر إلى تصميم الرف والغرفة ، يمكن أن تكون صناديق مختلفة ، حاويات مصنوعة من البلاستيك ، الروطان ، فواصل بلاستيكية للأوراق. ستعمل كل هذه الأدوات على تبسيط العمل مع الوثائق إلى حد كبير. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الفرز ضروري للحفاظ على النظام في المستندات ، بحيث تكون كل ورقة في مكانها.

تجعل الحاويات البلاستيكية الأرفف خفيفة الوزن ومريحة ، مما يمنحها أسلوبًا عصريًا . هذه الأجهزة رخيصة جدًا ، لذا لن يؤثر الشراء بشكل كبير على ميزانية الشركة.

الحل المثير للاهتمام هو الخلايا البيضاء غير المتماثلة . نعم ، هذا ليس عمليًا دائمًا ، لأنك لا تستخدم معظمها على أكمل وجه ، لكن التصميم الداخلي بمثل هذا التصميم يستفيد فقط. لا يقومون بتخزين أي أشياء ثقيلة بسبب خطر التشوه. الغرض من الهياكل الزخرفية والخلايا غير العادية هو تزيين الغرفة.

حاليًا ، الأكثر طلبًا هي رفوف المكاتب المعدنية . هذه هي الأنظمة الأكثر موثوقية وعملية وذات جودة عالية بشكل عام قادرة على تحمل الأحمال الثقيلة. يتناسب هذا الأثاث تمامًا مع التصميمات الداخلية للأعمال ، وهو مصمم بتصميم بسيط. تقليديا ، يتم طلاء الرفوف المعدنية بألوان سرية ، لذلك يمكن تركيب النظام في أي غرفة. لكن اختيار تصميم لفرز المستندات بنظام الألوان المطلوب لن يكون صعبًا. عند اختيار وحدة رفوف أنيقة لمكتبك ، عليك أن تتذكر أنه ، أولاً وقبل كل شيء ، يجب أن تكون عملية وموثوقة.